O Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Capivari se destaca como modelo na área de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos.
Os setores como, Tesouraria, Cadastro, Recursos Humanos, Jurídico, Almoxarifado, Compras, Contabilidade, Atendimento, Estações de Tratamento (água e esgoto), Licitações, Inspeção e Perdas, Obras e Meio ambiente utilizam essa tecnologia e sentem os benefícios, conforme destaca a responsável pelo departamento de digitalização, Tatiane Porto. “Com a implantação da digitalização e de gerenciamento eletrônico de documentos houve grande diminuição de tempo nos processos, agilidade nas prestações de contas e na busca por prontuários, contratos, mapas e etc.
As vantagens não param por ai. Segundo a Diretora de gestão do SAAE, Edna Bom, houve um significativo ganho financeiro para a autarquia. “A busca de documentos em arquivo morto usaria muito mais funcionários e os documentos digitalizados não ficam velhos ou até mesmo se deterioram, economizando em possíveis processos de restauração de documentos públicos”, ressalta Edna.
A digitalização é mais uma ferramenta integrante no Programa de Gestão de Qualidade, que busca a implantação gradativa de uma gestão modernizada com reflexos na economia, melhora no desempenho dos servidores e racionalização dos processos.
Segundo o superintendente do SAAE, José Luiz Cabral, “os arquivos digitalizados são lançados no servidor de banco de dados do SAAE, mas não são eliminados após a digitalização. A eliminação de documentos no setor público obedece os procedimentos previstos na legislação arquivística especifica, tais como a elaboração de uma tabela de temporalidade para determinar o prazo de permanência dos documentos em arquivo, conforme as normas do Conselho Nacional de Arquivos”, explica Cabral.
Desde 2014, a empresa TGP Soluções LTDA – ME, oferece suporte e treinamento para o manuseio dos scanners que possuem seus próprios Programa de Digitalização. Até o momento aproximadamente 82 mil documentos estão disponíveis no banco de dados do SAAE.
